Prowadząc firmę, na co dzień koncentrujemy się na sprzedaży, realizacji umów i rozwoju zespołu. Kwestie prawne często wracają dopiero wtedy, gdy pojawia się spór, kontrola albo problem z kontrahentem. Audyt prawny firmy pozwala odwrócić tę kolejność: wcześniej sprawdzić dokumenty i procedury, rozpoznać ryzyka oraz zaplanować działania naprawcze. Zakres audytu warto ustalić indywidualnie — pomoże w tym prawnik Warszawa i okolice obsługujący przedsiębiorców na co dzień.
Czym jest audyt prawny firmy?
Audyt prawny przedsiębiorstwa to uporządkowana analiza jego sytuacji prawnej. Może obejmować całą działalność albo wybrany obszar, na przykład umowy handlowe, sprawy pracownicze, ochronę danych osobowych, dokumentację spółki lub prawa do marki i oprogramowania.
Zakres badania powinien odpowiadać skali działalności i celowi, jaki chcemy osiągnąć. Inaczej wygląda przegląd dokumentów w rozwijającej się spółce, inaczej analiza przed pozyskaniem inwestora, a jeszcze inaczej audyt umów B2B. W praktyce pojęcia „audyt prawny” i „due diligence” bywają używane zamiennie. Due diligence najczęściej kojarzy się jednak z pogłębionym badaniem prowadzonym przed sprzedażą firmy, zakupem udziałów, połączeniem spółek albo inną istotną transakcją.
Kiedy warto przeprowadzić audyt prawny przedsiębiorstwa?
Nie musimy czekać na kryzys. Analiza prawna firmy jest szczególnie przydatna, gdy:
- rozwijamy działalność, zatrudniamy nowych pracowników lub wchodzimy na kolejny rynek;
- planujemy sprzedaż spółki, pozyskanie inwestora, reorganizację albo zmianę wspólników;
- od dawna korzystamy z tych samych wzorów umów, regulaminów i procedur;
- zawieramy kontrakty o dużej wartości lub podejmujemy współpracę z kluczowym partnerem;
- chcemy uporządkować dokumentację korporacyjną i zasady reprezentacji spółki;
- zmieniły się przepisy istotne dla naszej branży;
- pojawiają się podobne reklamacje, opóźnienia w płatnościach, spory z pracownikami lub kontrahentami;
- przygotowujemy się do kontroli albo chcemy ocenić zgodność działań z wymaganiami RODO i prawa pracy.
W wielu firmach dobrym momentem jest również zmiana zarządu lub osoby odpowiedzialnej za finanse, kadry czy compliance. Audyt pomaga wtedy ustalić stan wyjściowy i uporządkować odpowiedzialność za dalsze działania.
Co obejmuje audyt prawny spółki?
Zakres zawsze ustalamy indywidualnie. Najczęściej sprawdzamy:
- umowę lub statut spółki, uchwały, pełnomocnictwa i wpisy w rejestrach;
- umowy z klientami, dostawcami, podwykonawcami i partnerami biznesowymi;
- zabezpieczenia płatności, zasady odpowiedzialności, kary umowne i warunki wypowiedzenia;
- umowy o pracę, kontrakty menedżerskie, umowy B2B oraz regulaminy wewnętrzne;
- dokumentację dotyczącą danych osobowych i bezpieczeństwa informacji;
- licencje, prawa autorskie, znaki towarowe i inne prawa własności intelektualnej;
- toczące się postępowania, roszczenia, zadłużenie oraz ryzyko przedawnienia.
Audyt nie powinien kończyć się jedynie listą uchybień. Jego użytecznym rezultatem jest raport, który porządkuje ryzyka według ich znaczenia i wskazuje, co warto poprawić w pierwszej kolejności.
Co możemy zyskać dzięki audytowi prawnemu?
Najważniejszą korzyścią jest wiedza o rzeczywistym stanie prawnym firmy. Dzięki niej możemy podejmować decyzje biznesowe na podstawie dokumentów i konkretnych ustaleń, a nie wyłącznie przyzwyczajeń lub założeń.
Audyt prawny może pomóc nam:
- ograniczyć ryzyko sporów, sankcji i nieprzewidzianych kosztów;
- poprawić umowy oraz wewnętrzne procedury;
- uporządkować dokumentację spółki i relacje ze wspólnikami;
- przygotować firmę do transakcji, kontroli lub negocjacji z inwestorem;
- ustalić priorytety zmian i osoby odpowiedzialne za ich wdrożenie;
- wykryć problemy, zanim zaczną wpływać na płynność lub ciągłość działalności.
Sam audyt nie daje gwarancji, że spór nigdy nie powstanie. Pozwala jednak wcześniej zauważyć słabe punkty i odpowiednio na nie zareagować.
Jak przebiega audyt prawny?
Najpierw określamy cel i zakres analizy. Następnie kompletujemy dokumenty, odpowiadamy na pytania dotyczące sposobu działania firmy i wskazujemy obszary wymagające szczególnej uwagi. Po analizie otrzymujemy raport z opisem ryzyk i rekomendowanymi działaniami. Kolejnym krokiem może być aktualizacja umów, regulaminów, uchwał lub procedur.
Audyt prawny firmy warto traktować nie jako formalność, lecz jako narzędzie wspierające bezpieczne zarządzanie. Jeżeli chcemy ustalić, jaki zakres badania będzie odpowiedni dla naszej działalności, możemy skontaktować się z Kancelarią Polz i Polz w celu omówienia sytuacji oraz uzyskania porady prawnej.
Podstawa prawna: w zależności od zakresu audytu zastosowanie mogą mieć w szczególności: ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), w tym przepisy dotyczące rozliczalności i bezpieczeństwa przetwarzania danych.
